Doit-on utiliser Gmail pour une adresse professionnelle ?

Gmail est le service de messagerie de la GSuite. Gmail est probablement l’une des messageries les plus sécurisées et les plus pratiques d’Internet. Ce service propose de nombreuses options et en plus il est gratuit (sauf en version pro). Alors, de nombreuses TPE, voire des PME, l’utilisent à des fins professionnelles. Alors, utiliser Gmail ou Gmail Pro, est-ce une bonne idée ?

Utiliser Gmail, c’est pratique et gratuit (enfin presque)

C’est clair que l’outil proposé gracieusement par Google est fiable, ergonomique et plutôt simple d’utilisation. Il présente de nombreux avantages. Mais c’est surtout la gratuité qui attire les professionnels des petites structures.

Est-ce une si bonne idée d’utiliser un compte Gmail comme compte de messagerie principal ?

Quand c’est gratuit, c’est toi le produit !

La messagerie pro est probablement l’une des toutes premières choses qui est activée lorsqu’on crée une société. Mais trop souvent, les entrepreneurs que je rencontre, ne se soucient pas de l’impact que peut avoir leur adresse email. Pourtant n’est-ce pas la première image qui sera perçue par vos prospects ?

Je peux comprendre qu’en phase de démarrage, le budget est plutôt serré. Mais pourquoi conserver une adresse email qui ne diffuse pas une image professionnelle une fois que la société est lancée ?

Et puis la gratuité proposée par les messageries dites gratuites n’est pas innocente.

La contrepartie est l’exploration de vos messages à des fins commerciales. Et même si Google a annoncé qu’il ne lira plus les emails postés sur Gmail qu’aux fins de publicités directes. Pour le reste, rien ne change.

Les avantages pour utiliser Gmail

Voici les principaux avantages pour lesquels il est intéressant d’utiliser Gmail. Cependant, ces avantages ne sont pas forcément des options uniques. Elles sont souvent disponibles sur d’autres messageries, gratuites ou pas.

Une messagerie accessible partout

A part sa gratuité, le Webmail de Gmail est probablement ce qui a fait son succès. Dès que vous avez accès à Internet, vous pouvez accéder à la messagerie. N’importe où dans le monde et quel que soit l’appareil que vous utilisez, vous pouvez consulter votre messagerie et gérer vos messages.

Actuellement cette possibilité est devenue moins attractive puisque toutes les messageries sérieuses offrent cette possibilité, et chez ONI le Webmail est gratuit pour nos clients !

Un filtre anti-spam (trop ?) efficace

C’est vrai que Gmail ne laisse vraiment rien passer. Mais, parfois, trop c’est trop ! Je remarque que le filtre a parfois tendance à bloquer des messages inoffensifs, par exemple avec des pièces jointes. Et c’est un vrai risque de perdre des messages importants émis par des prospects ou des clients.

Pour ma part ce problème est rédhibitoire.

Utiliser une adresse Gmail à titre professionnel ?

On peut grâce à une opération assez simple, utiliser un email pro du style moi@masociete.com avec l’interface Gmail. Vous trouverez tous les détails ici (pour OVH). Vous pouvez aussi utiliser une redirection.

Mais pour avoir une véritable adresse email professionnelle complètement personnalisée, il faut souscrire à un abonnement (ici).

Pour ma part, je ne préconiserai cette solution qu’au cas où votre hébergeur ne proposerait pas de webmail, ce qui semble assez rare.

Meilleures pratiques pour choisir votre adresse Gmail professionnelle

Choisir la bonne adresse Gmail pour votre entreprise n’est pas une décision à prendre à la légère. Votre adresse email est souvent votre première impression auprès des clients et partenaires.

Voici quelques meilleures pratiques :

• optez pour une simplicité et une clarté maximales, en utilisant si possible votre nom de domaine personnalisé pour renforcer votre crédibilité et faciliter la mémorisation de votre adresse par vos interlocuteurs.
• Évitez les noms trop longs ou complexes, et abstenez-vous de toute référence qui pourrait sembler non professionnelle.

En suivant ces conseils, votre adresse Gmail ne servira pas seulement de moyen de communication, mais également de puissant outil de branding pour votre entreprise.

Comparatif : Gmail face aux autres services de messagerie professionnels

Pour vous aider à faire le choix le plus éclairé pour votre messagerie professionnelle, examinons comment Gmail se positionne par rapport à d’autres services tels que Outlook, Zoho Mail et ProtonMail.

Bien que Gmail soit reconnu pour son interface intuitive et ses fonctionnalités collaboratives via Google Workspace, d’autres fournisseurs proposent des avantages uniques. Outlook, par exemple, est intégré de manière fluide avec la suite Microsoft Office, ce qui peut être un atout pour les entreprises utilisant largement ces outils. Zoho Mail se distingue par son engagement envers la confidentialité et sa suite d’applications de gestion d’entreprise, tandis que ProtonMail offre une sécurité et une confidentialité de premier plan grâce à son chiffrement de bout en bout.

Ce comparatif vous aidera à comprendre quel service correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Les inconvénients pour utiliser Gmail

Compatibilité RGPD ?

Le principal inconvénient réside dans le fait que cette messagerie appartienne à la galaxie Gsuite. Même si c’est un gage de qualité technique, en terme de sécurité de vos données cela reste un peu limite. En effet, la politique de Google en la matière n’est pas limpide, c’est le moins qu’on puisse dire.

Quant à l’endroit où vos données sont stockées, seul Google serait capable de le dire. Ce n’est pas très « RGPD friendly », vous en conviendrez.

Gmail et le RGPD : Ce que vous devez savoir

L’adéquation de Gmail avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une considération cruciale pour les entreprises européennes.

Bien que Gmail, en tant que produit de Google, se conforme aux standards de sécurité élevés, il est important de comprendre comment vos données sont gérées et protégées.

Google s’engage à respecter le RGPD à travers ses services, mais en tant qu’entreprise, assurez-vous de mettre en place vos propres politiques pour garantir la protection des données de vos clients. Cela inclut la révision des paramètres de confidentialité de votre compte Gmail Pro et l’information claire à vos clients sur l’utilisation de leurs données.

Un anti-spam décidément trop zélé

Et puis, il y a ce problème de délivrabilité des messages entrants, et parfois sortants. Ne pas pouvoir compter sur sa messagerie à 100% est un vrai problème. Et l’anti-spam de Gmail est vraiment très sensible, trop sensible !

Les spammeurs l’utilisent souvent !

La messagerie Gmail est largement utilisée pour envoyer des emails non sollicités. Du coup, les anti-spams des FAI et des hébergeurs ont tendance à ne pas les livrer, le domaine gmail.com étant devenu suspect pour nombre d’entre eux.

Ce serait dommage que vos emails pro n’arrivent pas à destination.

Alors, quoi faire pour un email professionnel ?

Je préconiserai deux choses :

1. Si vous en avez la possibilité, optez pour des emails sur votre nom de domaine (moi@masociete.com). C’est beaucoup plus sérieux et cela fera de la publicité à votre site Web.
2. Si vous souhaitez utiliser Gmail, optez pour Gmail Pro, la version payante, où vous pourrez utiliser votre nom de domaine.

Mais, s’il vous plait, laissez tomber l’usage de la messagerie gratuite Gmail pour vos messages professionnels. Ce n’est vraiment pas sérieux ! Et puis cette remarque vaut aussi pour Wanadoo, Free, Yahoo, Orange, etc…

Et si vous voulez malgré tout utiliser GMAIL…

Dans ce cas, je vous conseille fortement de configurer votre compte POP/IMAP directement dans l’interface GMAIL (voir ce tuto). Vous conserverez les avantages de GMAIL et cela fonctionnera beaucoup mieux ! (bon, vous serez toujours espionné et toujours pas conforme au RGPD).

Gmail Pro

Nous l’avons vu, dans l’univers professionnel, l’adresse email est bien plus qu’un simple outil de communication ; elle est la vitrine de votre professionnalisme et de votre marque. À cet égard, « Gmail Pro » se présente comme une solution attrayante pour les entreprises en quête de fiabilité, de sécurité et d’une image de marque soignée.

Contrairement à une adresse Gmail standard, Gmail Professionnel offre des fonctionnalités avancées adaptées aux besoins spécifiques des professionnels et des entreprises. Cette version professionnelle de Gmail permet non seulement de personnaliser votre adresse gmail avec votre nom de domaine (par exemple, votrenom@votreentreprise.com), mais elle offre également une capacité de stockage accrue, un support clientèle dédié et des outils de collaboration et de gestion équipe intégrés, comme Google Drive, Google Calendar et Google Meet, optimisés pour le travail d’équipe.

Opter pour Gmail Pro, c’est choisir une solution de messagerie électronique qui favorise une collaboration efficace tout en consolidant l’identité et la crédibilité de votre entreprise. En définitive, même si l’usage d’une adresse Gmail standard peut sembler suffisant pour des besoins personnels, l’adoption de Gmail Pro s’avère une décision judicieuse pour ceux qui aspirent à une communication professionnelle impeccable et à une collaboration sans faille.

Gmail payant, combien ça coûte ?

Le service Gmail Pro, désormais intégré dans l’offre Google Workspace, propose plusieurs options tarifaires adaptées aux besoins des professionnels et des entreprises de différentes tailles. Voici un aperçu des principaux abonnements :

• Business Starter : à partir de 5,75 € par utilisateur et par mois, cette formule inclut 30 Go de stockage par utilisateur, une adresse email personnalisée avec votre nom de domaine, et l’accès aux applications collaboratives comme Google Meet et Google Drive.
• Business Standard : à 11,50 € par utilisateur et par mois, cette option offre 2 To de stockage par utilisateur, des fonctionnalités de visioconférence améliorées (jusqu’à 150 participants), et des outils de collaboration supplémentaires pour optimiser la productivité en équipe.
• Business Plus : au tarif de 17,25 € par utilisateur et par mois, cette formule propose 5 To de stockage, des fonctionnalités avancées de sécurité, et la possibilité de participer à des visioconférences avec jusqu’à 500 participants.
• Enterprise : pour des besoins plus complexes, Google propose des offres sur mesure avec un stockage illimité et des options de sécurité et de gestion renforcées, dont le tarif varie en fonction des spécificités de l’entreprise.

Chaque abonnement inclut un support client disponible 24h/24 et 7j/7, ainsi que des outils de sécurité avancés comme la gestion des appareils mobiles et des options de sauvegarde et de récupération des données.

Vous êtes un professionnel ? Alors ressemblez à un professionnel !

Même si l’usage d’un compte Gmail perso est un choix qui peut s’avérer utile, à titre professionnel, il va autrement.

Comme le préconise Arnaud CIELLE dans son ouvrage « Réussir votre développement commercial » : Bannissez tous les signes extérieurs de l’amateurisme. Par exemple, il est indispensable d’avoir une adresse email@nom_de_votre_entreprise.com, plutôt que chez un fournisseur grand public. Alors si gmail a vos faveurs, optez obligatoirement pour gmailpro pour vos adresses pro !

Statistiques utiles

• 78% des entreprises utilisent des services de messagerie cloud tels que Gmail ou Outlook – Source: Statista
• 59% des utilisateurs préfèrent une solution de messagerie professionnelle avec un nom de domaine personnalisé – Source: ZDNet

FAQ – Questions fréquentes